Bill of Lading là một chứng từ đóng vai trò như một hợp đồng giữa người vận chuyển và chủ hàng, mà còn là chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ các khái niệm và quy định xung quanh B/L, điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Cbay Logistics sẽ cùng bạn đi sâu vào những thông tin quan trọng về Bill of Lading.

Nội dung

Bill of Lading là gì?

Bill of Lading hay còn gọi là B/L hoặc vận đơn. Đây là một chứng từ pháp lý mô tả chi tiết hàng hóa được vận chuyển giữa người gửi hàng và công ty logistics, bao gồm loại hàng hóa, số lượng và điểm đến. Chứng từ này còn đóng vai trò xác nhận quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa được ghi trong đó.

B/L cần được ký bởi cả hai bên và sẽ đi cùng lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Tùy thuộc vào loại B/L, chứng từ có thể được chuyển giao cho người nhận hàng hoặc một bên thứ ba, chẳng hạn như công ty giao nhận vận tải, hãng vận chuyển quốc tế hoặc cả hai. B/L là một yếu tố cần thiết để xử lý và lập hóa đơn (invoice) cho lô hàng một cách chính xác.

>>> Xem thêm: Invoice là gì? Chìa khóa thành công trong giao dịch thương mại

*Bill of Lading thường được viết tắt là B/L*

Bill of Lading có ràng buộc về mặt pháp lý không?

Bill of Lading là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và hãng vận chuyển. Vì vậy, nó có tính pháp lý ràng buộc.

Vận đơn là một chứng từ sở hữu trong lĩnh vực hàng hải. Khi hãng vận chuyển ký vào vận đơn, họ trở thành chủ sở hữu của hàng hóa và sau đó sẽ chuyển quyền sở hữu này cho người nhận. Đó là lý do vì sao vận đơn là một chứng từ vô cùng quan trọng.

Bill of Lading có giống với Freight Bill (hóa đơn cước phí) không?

Trong lĩnh vực vận tải, Bill of Lading thường được nhắc đến như một hóa đơn vận chuyển (freight bill) hoặc hóa đơn hàng hóa (invoice). Tuy nhiên, cần hiểu rõ rằng khái niệm này có sự khác biệt đáng kể.

Tiêu chí	Bill of Lading (Vận đơn)	Freight Bill (Hóa đơn cước phí)
Mô tả hàng hóa	Xác định chi tiết hàng hóa, số lượng, khối lượng và trọng lượng của hàng được vận chuyển.
Chi phí của hãng vận chuyển	Không liệt kê chi phí.	Ghi rõ tất cả các khoản phí và dịch vụ cho hãng vận chuyển, bao gồm các chi phí tách biệt và tổng hợp của các lô hàng.
Thông tin về điều khoản và phương thức thanh toán	Có thông tin về các điều khoản vận chuyển và phương thức thanh toán.	Cung cấp các điều khoản và phương thức thanh toán cho các khoản phí vận chuyển.
Tính pháp lý	Đóng vai trò là chứng từ pháp lý, xác nhận quyền sở hữu hàng hóa được mô tả trong chứng từ. Đồng thời, nó cung cấp bằng chứng về việc giao hàng, điều kiện và các điều khoản đã thỏa thuận cho việc vận chuyển.	Không có giá trị pháp lý, chủ yếu sử dụng để theo dõi các khoản phí vận chuyển của hãng vận chuyển.

Tại sao Bill of Lading lại quan trọng?

Nếu không có hợp đồng pháp lý có thể thi hành của B/L, hãng vận chuyển có thể giao hàng cho bất kỳ ai mà họ cho là phù hợp, mà không cần sự đồng ý của chủ hàng.

Một Bill of Lading (B/L) có các chức năng sau:

Chứng minh hợp đồng: B/L là bằng chứng vật lý xác nhận bạn đã có hợp đồng vận chuyển hàng hóa với công ty logistics. Nó phác thảo các nghĩa vụ của hợp đồng này. B/L yêu cầu nhà vận chuyển giao hàng chỉ cho tổ chức được ghi trong hợp đồng là người nhận hàng hoặc đại diện ủy quyền của họ.
Chứng nhận việc nhận hàng: B/L được nhà vận chuyển ký khi hàng hóa của bạn đã được chuyển giao cho họ. Chữ ký này xác nhận rằng hàng hóa đã được chuyển giao trong tình trạng tốt. Nếu có thiệt hại xảy ra trong quá trình vận chuyển, B/L đã ký của bạn sẽ là bằng chứng về những gì thực sự đã được vận chuyển.
Bằng chứng về quyền sở hữu: B/L là một chứng từ sở hữu đã được ký xác nhận và cho thấy, trong suốt hành trình vận chuyển, tổ chức nào là chủ sở hữu của lô hàng.

Ai là người nhận B/L?

Được phát hành bởi hãng vận chuyển (chủ tàu, người điều hành tàu, công ty giao nhận vận tải hoặc trung gian vận chuyển), B/L xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận lên tàu trong tình trạng giống như khi chủ hàng gửi đi. Thông thường, B/L sẽ được cung cấp cho:

Chủ hàng hoặc người xuất khẩu
Người môi giới, công ty giao nhận vận tải, hoặc bên quản lý thủ tục hải quan
Người mua hoặc người nhận hàng (consignee)

Ví dụ về Bill of Lading

Có bao nhiêu loại vận đơn trong vận chuyển?

Bill of Lading (B/L) có nhiều dạng khác nhau tùy vào phương thức vận chuyển và yêu cầu của từng bên liên quan. Có nhiều yếu tố quyết định loại B/L phù hợp cho từng tình huống, chẳng hạn như:

Mục đích sử dụng B/L
Mối quan hệ giữa người mua và người bán
Quyền lợi bảo vệ người mua
Phương thức truyền tải

Trong vận chuyển quốc tế, B/L có thể được chia thành hai loại chính: có thể chuyển nhượng và không thể chuyển nhượng.

Có thể chuyển nhượng: Với loại B/L có thể chuyển nhượng, hợp đồng có thể được chuyển nhượng cho một bên thứ ba, chẳng hạn như công ty logistics. Trong trường hợp này, quyền sở hữu hàng hóa sẽ chuyển từ người gửi hàng (shipper) sang người nhận hàng (consignee). Khi quyền sở hữu được chuyển giao, người nhận hàng sẽ chịu trách nhiệm tài chính và sở hữu hàng hóa. B/L có thể chuyển nhượng sẽ đi cùng hàng hóa để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng. Khi hàng hóa đến cảng, người nhận phải trình B/L gốc đã ký để nhận hàng.
Không thể chuyển nhượng: Với loại B/L không thể chuyển nhượng, chỉ có một người nhận hàng cụ thể, người mua hoặc tổ chức mới có thể nhận hàng, nghĩa là nó không thể chuyển nhượng. Đây là sự khác biệt chính so với B/L có thể chuyển nhượng. B/L thẳng (Straight B/L) thường được sử dụng là ví dụ điển hình của B/L không thể chuyển nhượng.

>>> Xem thêm: Master Bill và House Bill là gì? Cách lựa chọn giữa MBL và HBL

Những câu hỏi liên quan đến Bill of Lading cần nắm rõ

Việc hiểu rõ các thông tin trong B/L là cực kỳ quan trọng. Đây không chỉ là một chứng từ pháp lý, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu hàng hóa và quy trình vận chuyển.

Vai trò của các bên trong B/L như thế nào?

Người gửi hàng: Nhà xuất khẩu.
Người nhận hàng: Bên nhận hàng hóa.
Bên thông báo: Bất kỳ bên nào yêu cầu được thông báo về lô hàng.

Vận đơn gốc (original bill of lading) là gì?

Vận đơn gốc thường được phát hành dưới dạng bộ ba bản sao. Để giải phóng hàng hóa, một trong các bản gốc của vận đơn phải được trình cho hãng vận chuyển tại điểm đến.

Telex release bill of lading là gì?

Telex release là bản sao điện tử của vận đơn, có thể được trình cho hãng vận chuyển để giải phóng hàng hóa. Điều này yêu cầu người gửi hàng phải thanh toán trước. Khi yêu cầu telex release, người gửi hàng không cần phải gửi bản gốc của vận đơn cho người mua hoặc người nhận hàng. Telex release giúp làm nhanh thủ tục hải quan và tiết kiệm chi phí vận chuyển khi gửi bản gốc vận đơn.

*Telex release là bản sao điện tử của vận đơn (B/L)*

Vận đơn chuyển phát nhanh (express bill of lading) hay sea waybill là gì?

Vận đơn chuyển phát nhanh, hay còn gọi là express release hoặc sea waybill, có ưu điểm là tốc độ. Khác với telex release, vận đơn chuyển phát nhanh không có bản cứng. Điều này yêu cầu mức độ tin cậy cao giữa hai đối tác thương mại và thường được sử dụng khi người gửi hàng và người nhận hàng làm việc cho cùng một công ty.

Vận đơn chuyển đổi (switch bill of lading) là gì?

Vận đơn chuyển đổi được hãng vận chuyển (hoặc đại lý của họ) phát hành để thay thế các bản gốc khi hàng hóa đã rời cảng xuất phát. Trong vận đơn chuyển đổi, thông tin về hàng hóa và giá trị của nó vẫn giữ nguyên, nhưng một số thông tin ban đầu sẽ được chỉnh sửa bởi hãng vận chuyển.

Có nhiều lý do để chỉnh sửa vận đơn:

Hàng hóa đã được bán lại trên đường đi và cảng đến cần phải được sửa đổi.
Người mua muốn gom hàng hóa dưới một vận đơn duy nhất.
Đại lý không muốn người mua biết tên nhà cung cấp.

Để yêu cầu vận đơn chuyển đổi, bên yêu cầu phải có ba bản gốc của vận đơn.

Điều gì xảy ra nếu vận đơn thiếu thông tin?

Nếu bạn đang vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài và hàng hóa bị kẹt tại cảng vì vận đơn của bạn không cung cấp thông tin chính xác, chủ tàu có thể giữ hàng hóa mãi mãi.

Vì Bill of Lading là một hợp đồng, bất kỳ sự không chính xác nào trong mô tả hàng hóa đều trở thành một phần của hợp đồng. Giả sử bạn đang xuất khẩu 10.000 sản phẩm nhưng nhân viên của bạn vô tình ghi 1.000 sản phẩm trên Bill of Lading. Nếu lô hàng bị hư hỏng, mất mát hoặc có tranh chấp, Bill of Lading sai sẽ trở thành tài liệu chính để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm của bạn.

Đảm bảo chất lượng cho Bill of Lading

Để thiết lập quy trình đảm bảo chất lượng và giảm thiểu rủi ro mắc lỗi tốn kém trên Bill of Lading, hãy cân nhắc thực hiện các bước sau:

Xác nhận mã sản phẩm hoặc mã hàng hóa là chính xác
Kiểm tra số lượng hàng hóa (ví dụ: thùng, pallet, bao)
Rà soát Bill of Lading để đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được cung cấp
Đảm bảo chữ ký của hãng vận chuyển

*Có thể thiết lập quy trình đảm bảo chất lượng và giảm thiểu rủi ro mắc lỗi tốn kém trên Bill of Lading*

Quy trình đảm bảo chất lượng này cần được kết hợp với một quy trình kiểm toán từ đội ngũ kế toán của bạn. Sau khi nhận được hóa đơn vận chuyển, hãy đối chiếu với Bill of Lading phù hợp để đảm bảo bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn đã xuất khẩu hoặc nhận được.

Nếu được, bạn hãy lưu trữ Bill of Lading và các tài liệu liên quan đến nhập khẩu và xuất khẩu của bạn trong 5 năm, phòng trường hợp bị kiểm toán bởi cơ quan Hải quan.

Hiểu rõ về Bill of Lading là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, tránh những rủi ro pháp lý và tài chính. Tuy nhiên, việc xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan đến B/L có thể gặp phải không ít phức tạp khi nhập hàng nước ngoài và cả khi mua hàng Trung Quốc.

Đồng hành cùng Cbay Logistics, bạn không cần phải lo lắng về các chứng từ vận tải hay những rắc rối trong quá trình nhập hàng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ nhập hàng Trung Quốc trọn gói, từ việc kiểm tra và xử lý Bill of Lading cho đến vận chuyển hàng Trung Quốc và giao nhận hàng hóa, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện chính xác và hiệu quả. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình nhập hàng và giảm thiểu mọi rủi ro.