Trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, hình thức nhập khẩu chính ngạch đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp nhờ tính minh bạch, hợp pháp và khả năng lưu thông hàng hóa ổn định. Tuy nhiên, không ít cá nhân và doanh nghiệp khi mới bắt đầu kinh doanh vẫn còn băn khoăn nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì để hoàn tất thủ tục hải quan và đưa hàng hóa về Việt Nam một cách thuận lợi.

Trong bài viết dưới đây, CBay Logistics sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì, đồng thời tổng hợp 8 loại giấy tờ quan trọng thường gặp để quá trình nhập hàng diễn ra thuận lợi, an toàn và đúng quy định pháp luật.

Nội dung

Nhập khẩu chính ngạch là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam thông qua các kênh thương mại hợp pháp, được thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. Toàn bộ hàng hóa nhập khẩu theo hình thức này đều phải có hồ sơ, chứng từ rõ ràng, được khai báo với cơ quan hải quan và hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi lưu thông trên thị trường. Đây là hình thức nhập khẩu được đa số doanh nghiệp lựa chọn khi muốn kinh doanh ổn định và phát triển lâu dài.

Khác với nhập khẩu tiểu ngạch, hình thức chính ngạch yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định. Những chứng từ này sẽ được sử dụng để xác minh nguồn gốc hàng hóa, xác định thuế phải nộp và hoàn thiện thủ tục thông quan. Chính vì vậy, câu hỏi nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì luôn là vấn đề được nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm trước khi bắt đầu nhập hàng từ Trung Quốc hoặc các quốc gia khác.

Một số ưu điểm nổi bật của nhập khẩu chính ngạch gồm:

Hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng.
Được pháp luật bảo vệ.
Dễ dàng xuất hóa đơn VAT.
Thuận lợi khi phân phối vào siêu thị và chuỗi bán lẻ.
Hạn chế rủi ro kiểm tra thị trường.
Dễ mở rộng hoạt động kinh doanh lâu dài.

Nhập khẩu chính ngạch là gì?

Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi nhập khẩu chính ngạch?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ hồ sơ nhập khẩu được xem là “căn cước” của lô hàng. Cơ quan hải quan sẽ dựa vào các chứng từ này để xác định hàng hóa là gì, có nguồn gốc từ đâu, trị giá bao nhiêu và có đủ điều kiện nhập khẩu vào Việt Nam hay không. Chỉ cần một chứng từ bị thiếu hoặc thông tin không khớp, quá trình thông quan có thể bị kéo dài đáng kể.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu thường gặp các lỗi như khai sai mã HS, thiếu C/O, sai thông tin Invoice hoặc chưa hoàn thiện giấy phép chuyên ngành. Những sai sót này có thể khiến hàng hóa bị giữ lại tại cảng, phát sinh thêm nhiều khoản chi phí ngoài dự kiến.

Các chi phí thường phát sinh khi hồ sơ không đầy đủ gồm:

Phí lưu kho.
Phí lưu container.
Phí chỉnh sửa tờ khai.
Chi phí kiểm hóa bổ sung.
Chi phí làm lại chứng từ.
Chi phí chậm giao hàng cho khách.

Ngoài mục đích thông quan, bộ hồ sơ nhập khẩu còn phục vụ nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp như:

Hạch toán kế toán.
Quyết toán thuế.
Kiểm toán nội bộ.
Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Đăng ký lưu hành sản phẩm.
Xử lý khiếu nại và bảo hành.

Vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh. Đây cũng là lý do các đơn vị logistics và dịch vụ nhập khẩu chính ngạch luôn khuyến nghị khách hàng kiểm tra kỹ bộ hồ sơ trước khi hàng hóa được vận chuyển về Việt Nam.

Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi nhập khẩu chính ngạch?

Nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì? 8 loại giấy tờ bắt buộc

Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract)

Hợp đồng mua bán quốc tế là chứng từ đầu tiên chứng minh giao dịch nhập khẩu diễn ra hợp pháp giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà cung cấp nước ngoài. Trong hợp đồng thường thể hiện đầy đủ thông tin về bên mua, bên bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…), thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.

Ví dụ, một doanh nghiệp tại Việt Nam nhập 5.000 chiếc tai nghe từ Quảng Châu với tổng giá trị 20.000 USD thì toàn bộ nội dung này sẽ được thể hiện trong hợp đồng mua bán. Khi làm thủ tục hải quan, cơ quan chức năng sẽ đối chiếu hợp đồng với Invoice, Packing List và vận đơn để xác minh tính chính xác của lô hàng.

Hợp đồng mua bán quốc tế

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Commercial Invoice là hóa đơn do người bán phát hành cho người mua nhằm xác nhận giá trị thực tế của lô hàng. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch.

Ví dụ, một lô hàng trị giá 10.000 USD nhập khẩu từ Trung Quốc sẽ được hải quan sử dụng Invoice làm cơ sở để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT. Nếu doanh nghiệp khai báo giá trị hàng hóa thấp hơn thực tế, cơ quan hải quan có thể yêu cầu tham vấn giá hoặc kiểm tra lại hồ sơ.

Theo kinh nghiệm của nhiều đơn vị logistics, sai lệch giữa Invoice và các chứng từ khác là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến thời gian thông quan bị kéo dài.

Mẫu hóa đơn thương mại

Mua hàng Taobao có phải đóng thuế không? Giải đáp

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Packing List là tài liệu mô tả chi tiết cách đóng gói hàng hóa bên trong container hoặc kiện hàng.

Ví dụ, một container chứa 1.200 bộ quần áo có thể được đóng thành 80 thùng carton với tổng trọng lượng 6.500 kg. Toàn bộ thông tin này sẽ được thể hiện trên Packing List.

Khi hải quan tiến hành kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ đối chiếu thực tế với Packing List. Nếu số lượng hoặc quy cách đóng gói không khớp, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra bổ sung.

Mẫu Phiếu đóng gói hàng hóa

Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ do hãng vận tải hoặc đơn vị logistics phát hành để xác nhận đã nhận hàng và vận chuyển hàng hóa. Đây được xem như “giấy chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa” trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Tùy từng phương thức vận tải sẽ có:

Bill of Lading (B/L) đối với đường biển.
Air Waybill (AWB) đối với đường hàng không.
Railway Bill đối với đường sắt.
Road Consignment Note đối với đường bộ.

Ví dụ, một container 40 feet vận chuyển từ Thâm Quyến về cảng Cát Lái sẽ được cấp một vận đơn đường biển riêng với mã vận đơn để theo dõi hành trình.

Nếu không có vận đơn hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không thể làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.

Mẫu Vận đơn (Bill of Lading)

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc đối với mọi lô hàng nhập khẩu chính ngạch.

Doanh nghiệp sẽ khai báo trên hệ thống hải quan điện tử các thông tin như:

Tên hàng hóa.
Mã HS.
Số lượng.
Trị giá hàng hóa.
Nước xuất xứ.
Thuế suất áp dụng.

Hiện nay, hệ thống VNACCS của Hải quan Việt Nam sẽ tự động phân luồng hồ sơ:

Luồng xanh: miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.
Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ.
Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Theo thống kê của ngành Hải quan, phần lớn các doanh nghiệp tuân thủ tốt sẽ được phân luồng xanh hoặc vàng, giúp rút ngắn thời gian thông quan chỉ còn vài giờ đến 1 ngày làm việc.

Mẫu Tờ khai hải quan

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

C/O là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu. Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, loại phổ biến nhất là C/O Form E. Lợi ích lớn nhất của C/O là giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại.

Ví dụ:

Không có C/O: thuế nhập khẩu 10%.
Có C/O Form E hợp lệ: thuế nhập khẩu có thể giảm còn 0% – 5% tùy mặt hàng.

Đối với những lô hàng trị giá 500 triệu đồng hoặc 1 tỷ đồng trở lên, số tiền thuế được giảm có thể lên đến hàng chục triệu đồng.

Mẫu Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành

Không phải mặt hàng nào cũng chỉ cần bộ chứng từ cơ bản là có thể thông quan. Một số nhóm hàng bắt buộc phải bổ sung thêm giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành như:

Mỹ phẩm cần công bố mỹ phẩm nhập khẩu.
Thực phẩm cần kiểm tra an toàn thực phẩm.
Thiết bị y tế cần phân loại và công bố.
Hóa chất cần khai báo hóa chất.
Đồ điện tử cần kiểm tra chất lượng.

Ví dụ, nếu nhập khẩu mỹ phẩm từ Trung Quốc để bán tại Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải có Phiếu công bố mỹ phẩm trước khi thông quan.

Việc thiếu các chứng từ chuyên ngành này có thể khiến hàng bị lưu kho nhiều ngày hoặc nhiều tuần tại cảng.

Mẫu giấy phép nhập khẩu (tham khảo)

Chứng từ nộp thuế và các hồ sơ liên quan

Sau khi hải quan xác định số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ thực hiện thanh toán thông qua hệ thống thuế điện tử.

Các loại thuế phổ biến gồm:

Thuế nhập khẩu.
Thuế VAT.
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).

Ví dụ, một lô hàng trị giá 300 triệu đồng có thuế nhập khẩu 5% và VAT 10% thì doanh nghiệp có thể phải nộp hơn 45 triệu đồng tiền thuế trước khi được thông quan.

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, hệ thống hải quan sẽ xác nhận và cho phép doanh nghiệp lấy hàng khỏi cảng hoặc kho hàng không.

Đây cũng là nhóm chứng từ cần được lưu trữ tối thiểu nhiều năm để phục vụ công tác kế toán, kiểm toán và thanh tra thuế khi cần thiết.

Chi tiết hơn hãy tham khảo: Nhập hàng Trung Quốc cần giấy tờ gì? Hướng dẫn cho người mới

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu chính ngạch

Mặc dù bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch có những chứng từ cơ bản giống nhau đối với hầu hết các lô hàng, nhưng trên thực tế mỗi nhóm sản phẩm lại chịu sự quản lý của những cơ quan chuyên ngành khác nhau. Vì vậy, ngoài các giấy tờ như hợp đồng mua bán, Invoice, Packing List hay vận đơn, doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm nhiều loại chứng từ khác trước khi hàng hóa được phép thông quan. Đây là lý do nhiều đơn vị nhập khẩu lần đầu thường gặp khó khăn dù đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cơ bản.

Một số nhóm hàng thường yêu cầu thêm thủ tục chuyên ngành gồm:

Mỹ phẩm cần Phiếu công bố mỹ phẩm.
Thực phẩm cần kiểm tra an toàn thực phẩm.
Thiết bị y tế cần phân loại và công bố sản phẩm.
Đồ điện tử cần kiểm tra chất lượng nhà nước.
Hóa chất cần khai báo hóa chất.
Máy móc cũ có thể cần giám định tuổi thiết bị.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc xác định mã HS cho hàng hóa. Mã HS không chỉ quyết định mức thuế nhập khẩu phải nộp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách quản lý chuyên ngành áp dụng cho sản phẩm. Chỉ cần áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc phải điều chỉnh hồ sơ nhiều lần trước khi được thông quan.

Để hạn chế rủi ro, trước khi nhập khẩu hàng hóa doanh nghiệp nên:

Kiểm tra chính sách nhập khẩu của mặt hàng.
Xác định chính xác mã HS.
Xác minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
Kiểm tra yêu cầu về giấy phép chuyên ngành.
Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ.
Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về cảng.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi và hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu chính ngạch.

Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch tại CBay Logistics

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm xử lý chứng từ hoặc chưa biết chính xác nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì, việc tự thực hiện toàn bộ quy trình có thể mất nhiều thời gian và phát sinh không ít rủi ro. Chỉ cần thiếu một chứng từ hoặc khai báo sai một thông tin nhỏ, lô hàng có thể bị chậm thông quan, phát sinh thêm chi phí lưu kho hoặc mất quyền hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam, CBay Logistics cung cấp giải pháp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch trọn gói dành cho cá nhân, chủ shop và doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên viên của CBay sẽ hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ, kiểm tra hồ sơ đến vận chuyển và thông quan hàng hóa.

Khi sử dụng dịch vụ nhập khẩu chính ngạch tại CBay Logistics, khách hàng được hỗ trợ:

Tư vấn thủ tục nhập khẩu theo từng mặt hàng.
Kiểm tra và xử lý bộ chứng từ nhập khẩu.
Hỗ trợ khai báo hải quan.
Hỗ trợ xin C/O và chứng từ liên quan.
Theo dõi tiến độ vận chuyển minh bạch.
Vận chuyển hàng hóa an toàn về Việt Nam.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.

Ngoài ra, CBay Logistics còn sở hữu hệ thống kho nhận hàng tại Trung Quốc và mạng lưới vận chuyển ổn định về Việt Nam, giúp khách hàng chủ động hơn trong việc nhập hàng số lượng lớn hoặc nhập khẩu thường xuyên. Với quy trình chuyên nghiệp và đội ngũ giàu kinh nghiệm, CBay Logistics là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch nhanh chóng, an toàn và tối ưu chi phí.