Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi bắt đầu tham gia hoạt động thương mại quốc tế. Invoice – hay hóa đơn thương mại – không chỉ là chứng từ ghi nhận giá trị giao dịch, mà còn là cơ sở để thanh toán, làm thủ tục hải quan, tính thuế và bảo hiểm hàng hóa. Nói cách khác, Invoice chính là “chìa khóa” đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp cho mỗi lô hàng khi thông quan quốc tế.
Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Invoice (hóa đơn thương mại) là chứng từ do người bán phát hành và gửi cho người mua. Trên hóa đơn ghi rõ thông tin giao dịch, giá trị lô hàng, điều kiện giao – nhận và thanh toán. Đây là cơ sở quan trọng để:
- Thực hiện thanh toán quốc tế.
- Làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
- Tính thuế, phí, bảo hiểm lô hàng.
- Giải quyết tranh chấp khi có phát sinh.
Có thể xem Invoice như “tấm hộ chiếu” của lô hàng trong giao dịch thương mại quốc tế.
Thông tin cần có trên Invoice
Một Commercial Invoice hợp lệ thường bao gồm:
| Nội dung | Yêu cầu chi tiết |
| Người bán & người mua | Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ |
| Mô tả hàng hóa | Tên hàng, mã HS code, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng |
| Giá trị lô hàng | Đơn giá, tổng giá trị theo điều kiện Incoterms |
| Điều khoản thương mại | FOB, CIF, EXW hoặc Incoterms khác |
| Thanh toán | T/T, L/C hoặc phương thức thỏa thuận |
| Thông tin bổ sung | Số invoice, ngày phát hành, hợp đồng, chữ ký & dấu |
Lưu ý: Invoice cần khớp hoàn toàn với Packing List, Bill of Lading và hợp đồng để tránh bị hải quan nghi ngờ.
Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu
Invoice không chỉ là chứng từ tài chính mà còn đóng nhiều vai trò quan trọng:
- Thanh toán: Là cơ sở ràng buộc nghĩa vụ tài chính.
- Thủ tục hải quan: Căn cứ xác định trị giá tính thuế và thông quan.
- Bảo hiểm & thuế: Xác định phí bảo hiểm, VAT, thuế nhập khẩu.
- Giá trị pháp lý: Là bằng chứng khi có tranh chấp thương mại.
- Quản lý kinh doanh: Hỗ trợ kế toán theo dõi công nợ và dòng tiền.
Các loại Invoice phổ biến
Việc nắm rõ các loại Invoice (hóa đơn) trong thương mại quốc tế là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Mỗi loại Invoice có mục đích sử dụng và giá trị pháp lý khác nhau, tùy theo giai đoạn giao dịch.
Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
- Đây là loại hóa đơn được phát hành ngay từ bước đầu giao dịch, khi người mua yêu cầu báo giá từ người bán.
- Proforma Invoice thường dùng để:
- Xin giấy phép nhập khẩu.
- Mở thư tín dụng (L/C).
- Lập kế hoạch tài chính cho giao dịch quốc tế.
- Nội dung cơ bản: thông tin người bán – người mua, mô tả hàng hóa, mã HS, giá cả, phương thức giao hàng, điều khoản thanh toán và ngày hết hạn báo giá.
Lưu ý: Proforma Invoice không có giá trị thanh toán, nhưng là căn cứ để hai bên thống nhất trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Đây là loại Invoice phổ biến và quan trọng nhất, bắt buộc phải có trong mọi lô hàng xuất nhập khẩu.
- Commercial Invoice chứa đầy đủ thông tin giao dịch, từ hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng đến phương thức thanh toán.
- So với Proforma Invoice, Commercial Invoice còn có thêm:
- Số đơn đặt hàng.
- Thông tin ngân hàng.
- Tham chiếu hợp đồng.
Có thể nói, Commercial Invoice chính là cơ sở pháp lý và tài chính để làm thủ tục hải quan, tính thuế và thanh toán quốc tế.
Provisional Invoice (Hóa đơn tạm thời)
Được sử dụng trong các trường hợp:
- Người bán muốn thu trước một phần giá trị hợp đồng.
- Hàng hóa được giao nhiều đợt, thanh toán theo từng đợt.
- Giá trị đơn hàng chưa xác định chính xác, cần tạm tính trước khi phát hành hóa đơn chính thức.
Provisional Invoice mang tính chất tạm thời và sẽ được thay thế bằng Final Invoice khi giao dịch hoàn tất.
Final Invoice (Hóa đơn chính thức)
- Là hóa đơn xác nhận cuối cùng, trong đó ghi rõ tổng giá trị mà bên mua phải thanh toán.
- Final Invoice đánh dấu việc giao dịch chính thức hoàn tất, cả về mặt hàng hóa và nghĩa vụ thanh toán.
Certified Invoice (Hóa đơn xác nhận)
- Đây là hóa đơn được Phòng Thương mại & Công nghiệp (VCCI) hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền chứng nhận.
- Mục đích: xác minh nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa.
- Rất quan trọng trong các giao dịch mà nước nhập khẩu yêu cầu giấy tờ chứng minh hợp pháp.
Neutral Invoice (Hóa đơn trung gian)
- Sử dụng khi nhà xuất khẩu không muốn lộ thông tin trên chứng từ.
- Thường dùng trong giao dịch thương mại ba bên hoặc khi có nhà cung cấp trung gian.
- Neutral Invoice giúp bảo mật thông tin về nhà sản xuất hoặc giá bán.
Consular Invoice (Hóa đơn lãnh sự)
- Do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu cấp.
- Hóa đơn này thường được yêu cầu ở một số quốc gia nhằm kiểm soát hàng hóa và thuế nhập khẩu.
- Ví dụ: khi doanh nghiệp Việt Nam nhập linh kiện từ Pháp, Consular Invoice có thể được Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp xác nhận.
Customs Invoice (Hóa đơn hải quan)
- Đây là hóa đơn đặc biệt được lập theo yêu cầu của cơ quan hải quan tại nước nhập khẩu.
- Nội dung thường chi tiết hơn Commercial Invoice, bao gồm: mã HS, trị giá hải quan, số kiện, trọng lượng, xuất xứ.
- Customs Invoice là căn cứ để tính thuế nhập khẩu và lệ phí hải quan.
Tax Invoice (Hóa đơn thuế)
- Được dùng trong phạm vi nội địa để kê khai và nộp thuế.
- Trong xuất nhập khẩu, Tax Invoice thường đi kèm khi hàng hóa đã thông quan để thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước.
Electronic Invoice (Hóa đơn điện tử)
- Ngày càng phổ biến khi nhiều quốc gia (bao gồm Việt Nam) yêu cầu số hóa chứng từ.
- Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Dễ dàng lưu trữ, đối chiếu.
- Hạn chế gian lận hóa đơn.
Hướng dẫn lập Invoice chuẩn quốc tế
Các bước lập Invoice:
- Điền thông tin người bán, người mua.
- Mô tả chi tiết hàng hóa (tên, HS code, số lượng, trọng lượng).
- Xác định điều kiện giao hàng (Incoterms).
- Tính giá trị đơn hàng.
- Ký, đóng dấu và phát hành.
Lưu ý khi lập Invoice:
- Thông tin phải khớp với hợp đồng và vận đơn.
- Không được bỏ sót mã HS code.
- Tránh tẩy xóa, sửa chữa.
- Với Invoice điện tử: tuân thủ quy định quốc gia.
Mẫu Invoice thương mại tại Việt Nam
Một Commercial Invoice cơ bản thường có:
- Logo & tên công ty.
- Thông tin người bán & người mua.
- Số Invoice & ngày phát hành.
- Số hợp đồng, số L/C (nếu có).
- Danh mục hàng hóa: số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
- Điều kiện Incoterms & phương thức thanh toán.
- Chữ ký, dấu xác nhận.
Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm kế toán hoặc logistics để tạo Invoice tự động, giúp giảm sai sót.
FAQ – Invoice trong xuất nhập khẩu
1. Invoice có bắt buộc trong mọi lô hàng không?
✔️ Gần như 100% lô hàng quốc tế đều cần Commercial Invoice.
2. Invoice khác gì với Packing List?
✔️ Invoice thể hiện giá trị lô hàng, Packing List chỉ mô tả chi tiết đóng gói.
3. Khi nào cần Proforma Invoice?
✔️ Khi xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C hoặc báo giá sơ bộ.
4. Invoice có thay thế hợp đồng được không?
✔️ Không, Invoice chỉ là chứng từ giao dịch.
5. Có thể phát hành Invoice điện tử không?
✔️ Có, nhiều nước (trong đó có Việt Nam) đã công nhận hóa đơn điện tử.
Hiểu đúng và lập chuẩn Invoice sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thông quan nhanh và hạn chế rủi ro quốc tế.
Với các doanh nghiệp nhập khẩu từ Trung Quốc, Invoice và thủ tục hải quan chuẩn xác là yếu tố quyết định. CBay Logistics chuyên dịch vụ nhập hàng Trung Quốc trọn gói hỗ trợ chứng từ hợp lệ và thông quan nhanh chóng. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về dịch vụ nhập hàng và vận chuyển chi tiết nhất
