Trong hoạt động logistics quốc tế, SI (Shipping Instruction) là bản hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu lập và gửi cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận. Chứng từ này chứa toàn bộ thông tin cần thiết để phát hành vận đơn (Bill of Lading) chính xác. Hiểu rõ SI trong xuất nhập khẩu là gì giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót chứng từ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng quy trình.
SI là gì trong xuất nhập khẩu?
SI (Shipping Instruction) là một trong những chứng từ quan trọng nhất mà doanh nghiệp xuất khẩu cần cung cấp cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder). Đây là bản hướng dẫn chi tiết cách lập vận đơn (Bill of Lading – B/L), bao gồm thông tin về người gửi hàng, người nhận, cảng đi – cảng đến, mô tả hàng hóa, số container, số seal và các điều khoản cước phí.
Nói cách khác, SI đóng vai trò là “bản thiết kế” của vận đơn, giúp hãng tàu phát hành B/L chính xác theo yêu cầu của người gửi hàng. Nếu SI sai sót, vận đơn phát hành sai — kéo theo rủi ro lớn về pháp lý, thuế, và thời gian giao hàng.
💡 Ví dụ: Một doanh nghiệp xuất khẩu từ Việt Nam đi Mỹ nếu ghi sai “người nhận hàng” trên SI, lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng đến hoặc không thể làm thủ tục hải quan.
Chính vì vậy, việc hiểu đúng SI là gì trong xuất nhập khẩu, nắm rõ nội dung và thời hạn gửi SI (SI cut-off time) là điều bắt buộc để đảm bảo quy trình vận chuyển quốc tế diễn ra trơn tru, chính xác và tiết kiệm chi phí.
>> Xem thêm: Hạn ngạch nhập khẩu là gì? Chi tiết phân loại & tác động
Nội dung bắt buộc trong SI (Shipping Instruction)
Một Shipping Instruction (SI) hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin để hãng tàu có thể phát hành vận đơn (Bill of Lading) chính xác và đúng quy định quốc tế. Dưới đây là những nội dung quan trọng nhất doanh nghiệp xuất khẩu cần khai báo:
Thông tin về người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee)
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có).
- Trong trường hợp hàng xuất theo L/C (Thư tín dụng), thông tin này phải khớp 100% với thông tin trên L/C để tránh bị ngân hàng từ chối chứng từ.
Thông tin về thông báo (Notify Party)
- Là bên được thông báo khi hàng đến cảng đích.
- Có thể trùng hoặc khác với người nhận hàng.
Thông tin về hành trình vận chuyển
- Port of Loading (POL): Cảng xếp hàng.
- Port of Discharge (POD): Cảng dỡ hàng.
- Final Destination: Điểm đến cuối cùng (nếu khác với POD).
Thông tin hàng hóa
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích (CBM), mã HS.
- Mô tả hàng hóa chi tiết: hàng rời, container, hoặc hàng nguy hiểm (nếu có).
- Số container, số seal, số booking.
Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Thông thường: FOB, CIF, EXW, CFR…
- Ghi rõ để xác định trách nhiệm và chi phí giữa người bán – người mua.
Phương thức thanh toán và ghi chú đặc biệt
- Thông tin cước phí (Freight Prepaid / Freight Collect).
- Các yêu cầu đặc biệt như: “DO NOT STOW BELOW DECK”, “KEEP UPRIGHT”, v.v.
💡 Lưu ý:
- Doanh nghiệp nên gửi SI đúng hạn (trước giờ cut-off) để tránh bị dời chuyến hoặc phát sinh phí lưu bãi.
- Mọi thông tin trên SI phải trùng khớp hoàn toàn với Invoice, Packing List và Booking.
- Nếu sai sót, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn sai thông tin, gây rắc rối trong khâu thông quan và nhận hàng.
Quy trình gửi SI và thời hạn SI Cut-off trong xuất nhập khẩu
Để quá trình vận chuyển quốc tế diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần gửi SI đúng quy trình và trong thời hạn quy định (SI cut-off). Việc trễ hạn có thể khiến lô hàng bị dời chuyến hoặc phát sinh phí lưu bãi (demurrage, detention).
Quy trình gửi SI
Thông thường, quy trình gửi Shipping Instruction (SI) gồm các bước sau:
- Nhận thông báo booking từ hãng tàu hoặc Forwarder
→ Đây là xác nhận chỗ trên tàu (Booking Confirmation). - Chuẩn bị bộ chứng từ
Bao gồm: Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), và thông tin hàng hóa thực tế. - Điền mẫu SI theo form chuẩn của hãng tàu hoặc Forwarder
→ Có thể gửi bản mềm (Excel/PDF) qua email hoặc nhập trực tiếp trên hệ thống online của hãng tàu. - Gửi SI đúng hạn cho hãng tàu/Forwarder
→ Thông thường, hạn gửi SI là trước giờ SI cut-off từ 24–48 giờ tùy hãng tàu và tuyến vận chuyển. - Nhận bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading)
→ Kiểm tra kỹ các thông tin như: tên hàng, số container, người nhận, cảng POD…
→ Nếu chính xác, xác nhận “OK” để hãng tàu phát hành vận đơn chính thức (Original Bill of Lading hoặc Telex Release).
SI Cut-off là gì?
SI Cut-off là thời hạn cuối cùng để người gửi hàng (Shipper) cung cấp Shipping Instruction cho hãng tàu hoặc Forwarder.
Sau thời điểm này, hãng tàu sẽ không chấp nhận chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin vận đơn.
Ví dụ:
- Hãng tàu quy định SI cut-off lúc 16:00 ngày 10/10/2025
- Nếu doanh nghiệp gửi SI sau thời điểm này, lô hàng sẽ bị chuyển sang chuyến sau hoặc phát sinh phí sửa vận đơn (Amendment Fee).
Một số lưu ý khi gửi SI
- Gửi SI sớm ít nhất trước cut-off 12–24 giờ để có thời gian kiểm tra và chỉnh sửa.
- Kiểm tra kỹ số booking, container, seal và mô tả hàng.
- Nếu là hàng LCL (gom hàng), hãy gửi SI thông qua Forwarder — họ sẽ tổng hợp và gửi cho hãng tàu.
- Với hàng FCL, doanh nghiệp gửi SI trực tiếp cho hãng tàu.
👉 Việc nắm rõ thời hạn SI cut-off và quy trình gửi SI đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tránh sai sót chứng từ, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh.
Phân biệt SI với các chứng từ khác trong xuất nhập khẩu
Trong quy trình xuất nhập khẩu, SI (Shipping Instruction) thường bị nhầm lẫn với các chứng từ khác như Booking Confirmation, Bill of Lading, hay Manifest. Tuy nhiên, mỗi loại chứng từ lại có vai trò và thời điểm sử dụng khác nhau.
So sánh SI với Booking Confirmation
| Tiêu chí | SI (Shipping Instruction) | Booking Confirmation |
|---|---|---|
| Người phát hành | Người gửi hàng (Shipper) hoặc Forwarder | Hãng tàu hoặc đại lý vận tải |
| Thời điểm phát hành | Sau khi booking được xác nhận | Khi hãng tàu xác nhận chỗ trên tàu |
| Chức năng chính | Cung cấp thông tin để hãng tàu lập vận đơn | Xác nhận việc đặt chỗ vận chuyển |
| Nội dung chính | Thông tin lô hàng, người gửi, người nhận, cảng đi – cảng đến | Mã tàu, hành trình, ngày tàu chạy, mã booking |
| Tính pháp lý | Không có giá trị pháp lý như vận đơn | Là bằng chứng xác nhận dịch vụ vận chuyển được đặt chỗ thành công |
Kết luận:
Booking Confirmation là “giấy đặt chỗ”, còn SI là “hướng dẫn vận chuyển chi tiết” giúp hãng tàu phát hành vận đơn chính xác.
So sánh SI với Bill of Lading (B/L)
| Tiêu chí | SI | Bill of Lading (Vận đơn) |
|---|---|---|
| Người lập | Shipper gửi cho hãng tàu | Hãng tàu phát hành dựa trên SI |
| Mục đích | Cung cấp thông tin để hãng tàu làm vận đơn | Chứng nhận quyền sở hữu và hợp đồng vận tải |
| Giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý | Là chứng từ pháp lý quan trọng |
| Thời điểm phát hành | Trước khi hàng lên tàu | Sau khi hàng được xếp lên tàu |
| Công dụng thực tế | Căn cứ để kiểm tra vận đơn nháp (Draft B/L) | Dùng để thanh toán, thông quan và nhận hàng |
Kết luận:
SI là cơ sở để lập vận đơn. Nếu thông tin trong SI sai, vận đơn sẽ sai theo — vì vậy, việc kiểm tra kỹ trước khi gửi SI là bắt buộc.
So sánh SI với Manifest (Bản khai hàng hóa)
| Tiêu chí | SI | Manifest |
|---|---|---|
| Người lập | Shipper hoặc Forwarder | Hãng tàu hoặc đại lý vận tải |
| Mục đích | Cung cấp hướng dẫn vận chuyển | Khai báo với hải quan danh sách hàng hóa trên tàu |
| Người sử dụng | Hãng tàu, Forwarder | Hải quan, đại lý hãng tàu |
| Thời điểm sử dụng | Trước khi phát hành vận đơn | Sau khi hàng lên tàu |
| Giá trị pháp lý | Không có | Có tính pháp lý trong kiểm soát hải quan |
Tóm lại:
- SI: Là hướng dẫn vận chuyển do người gửi hàng cung cấp.
- Booking Confirmation: Là xác nhận chỗ trên tàu.
- Bill of Lading: Là vận đơn chính thức có giá trị pháp lý.
- Manifest: Là bản khai hải quan liệt kê toàn bộ hàng hóa trên chuyến tàu.
Việc phân biệt rõ các chứng từ này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai lệch thông tin, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo tiến độ giao hàng.
Lưu ý khi lập và gửi SI trong xuất nhập khẩu
Dù SI không có giá trị pháp lý như vận đơn, nhưng đây lại là tài liệu gốc để hãng tàu lập Bill of Lading (B/L). Vì vậy, chỉ cần một sai sót nhỏ trong SI cũng có thể khiến vận đơn bị lệch thông tin, dẫn đến chậm trễ giao hàng, phát sinh chi phí sửa vận đơn, hoặc thậm chí bị kẹt hàng tại cảng.
Một số lưu ý quan trọng khi lập SI:
- Kiểm tra thông tin người gửi và người nhận (Shipper/Consignee) chính xác tuyệt đối, đặc biệt là mã số thuế và địa chỉ.
- Tên hàng (Description of Goods) nên trùng khớp với Packing List và Commercial Invoice.
- Cảng đi – cảng đến (POL/POD) cần thống nhất với booking và hợp đồng vận tải.
- Số kiện, trọng lượng, thể tích (Packages, Gross Weight, Measurement) phải đúng theo chứng từ đóng gói.
- Gửi SI đúng thời hạn quy định của hãng tàu, thường trước ETD 2–3 ngày để đảm bảo tiến độ.
Nếu gửi trễ hoặc sai thông tin, hãng tàu có thể tính phí sửa vận đơn (Amendment Fee), hoặc thậm chí trì hoãn việc phát hành vận đơn gốc – ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian nhận hàng và thanh toán quốc tế.
Kết luận
SI trong xuất nhập khẩu là gì? — Là hướng dẫn vận chuyển do người gửi hàng cung cấp cho hãng tàu, đóng vai trò quan trọng trong việc lập vận đơn và đảm bảo quy trình logistics trơn tru.
Đối với doanh nghiệp, việc hiểu rõ quy trình lập và gửi SI đúng cách sẽ giúp tránh sai sót chứng từ, tiết kiệm thời gian, và kiểm soát chi phí vận tải quốc tế hiệu quả hơn.
Liên hệ hỗ trợ nhập hàng Trung Quốc
Nếu bạn đang cần tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam, khai báo hải quan, hoặc hỗ trợ lập chứng từ như B/L, Invoice…, hãy liên hệ ngay CBay Logistics.
Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, hạn chế rủi ro và đảm bảo tiến độ giao hàng quốc tế nhanh chóng, an toàn.
👉 CBay Logistics – Đối tác logistics tin cậy cho mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
